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Gara per l'esternalizzazione visti - Q & A

 

Gara per l'esternalizzazione visti - Q & A

QUESITO 1

Il numero di 100 pagine significa 100 fogli (quindi sono 200 pagine se si stampa avanta e dietro) oppure 100 pagine significa quindi 50 fogli che stampati avanti e dietro si ottiene 100 pagine?

RISPOSTA 1
Con riferimento al punto VI) 43) del bando di gara (pg. 7), si legge: “per convenzione, ogni foglio contiene due pagine e ciascuna pagina deve essere numerata in ordine progressivo”. Il totale delle pagine contenute nella busta dell’offerta tecnica, numerate in ordine progressivo, deve essere inferiore o uguale a 100 pagine pena la decurtazione di 5 punti dal punteggio totale.

QUESITO 2
Secondo il "capitolato di gara", i costi relativi ai servizi aggiuntivi devono essere indicati nella busta C. Infatti si legge: "Il concorrente potrà presentare un'offerta che contenga, oltre ai servizi qui indicati, anche i servizi opzionali aggiuntivi. Il costo di tutti i servizi offerti deve essere chiaramente indicato nell'offerta economica" (ovvero Busta C). Tuttavia il documento "bando di gara", nella sezione II) Organizzazione del Servizio (pag. 5), al punto 25) indica che "l'ufficio valuterà il numero dei servizi aggiuntivi, la qualità, la diversificazione e la ragionevolezza del prezzo..", facendo così intendere la necessità di inserire i costi nell'offerta tecnica, ovvero nella Busta B. Alla luce di ciò, si chiede di poter conoscere in quale Busta debbano essere inseriti i costi dei servizi aggiuntivi: se nella Busta B o Busta C?

RISPOSTA 2
Al punto IV.2.1 lettera B) del bando di gara (pag.7) si chiarisce che l’offerta economica consiste nel “costo complessivo del servizio richiesto nel capitolato tecnico per l’utenza senza eventuali costi di servizi opzionali facoltativi”. Nella BUSTA C dovrà essere indicata l’offerta economica. Eventuali servizi aggiuntivi e i loro costi andranno inclusi nell’offerta tecnica, BUSTA B. Si specifica che la formulazione “…che oltre ai servizi qui indicati contenga anche servizi opzionali aggiuntivi…” fa riferimento infatti all'offerta tecnica globalmente considerata e NON all’offerta economica”.

QUESITO 3
In riferimento al punto IV.2.1 Offerta tecnica, III) SERVIZI GRATUITI AGGIUNTIVI PER TUTTE LE DOMANDE PRESENTATE del Bando di gara, ed in particolare per:
Il Servizio di Traduzione:
• Sono le traduzioni limitate alle sole categorie di visti di turismo e business?
• Occorre includere anche altre categorie di visto? Se così fosse, può precisare quali?
• Si chiede di indicare quali documenti saranno oggetto del servizio di traduzione. Tale informazione è essenziale per determinare i costi relativi al servizio. Ciò permetterà inoltre alle aziende partecipanti di verificare la fattibilità di poterlo offrire in forma gratuita come richiesto da bando di gara.
• Da quale lingua a quale lingua saranno richieste le traduzioni? Dall'Arabo al Francese e dal Francese all'Italiano? Oppure direttamente dalla lingua originale (qualunque essa sia) all'Italiano?

RISPOSTA 3
Con riferimento al IV.2.1 Offerta tecnica, III) SERVIZI GRATUITI AGGIUNTIVI PER TUTTE LE DOMANDE PRESENTATE Il punto 32) relativo alle traduzioni si riferisce a tutte le domande presentate, nello specifico alla documentazione richiesta a supporto della domanda di visto presentata in lingua araba da tradurre in lingua italiana, solo su richiesta della Sede per specifica domanda e solo per la documentazione indicata dalla Sede.

QUESITO 4
- Il Servizio di Verifica:
• Sono le verifiche limitate alle sole categorie di visti di turismo e business?
• Occorre includere anche altre categorie? Se cosi' fosse, può precisare quali?
• Si chiede di indicare quali documenti saranno oggetto del servizio di verifica. Anche in questo caso, tale informazione è essenziale per determinare i costi relativi al servizio. Ciò permetterà inoltre alle aziende partecipanti di verificare la fattibilita' di poterlo offrire in forma gratuita.
• Può indicare quali strumenti dovranno essere adottati per svolgere le verifiche? Semplicemente via email e telefono?

RISPOSTA 4
Con riferimento al IV.2.1 Offerta tecnica, III) SERVIZI GRATUITI AGGIUNTIVI PER TUTTE LE DOMANDE PRESENTATE Il punto 31) si riferisce a verifiche su tutte le domande presentate, nello specifico alla documentazione obbligatoria che l’utente presenta a supporto della sua domanda di visto, solo su richiesta della Sede per specifica domanda e solo per la documentazione indicata dalla Sede, da effettuarsi attraverso strumenti tracciabili e trasparenti idonei a fornire un riscontro documentato alla Sede. La scelta di tali strumenti rientra nella proposta dell’operatore economico.

QUESITO 5
Punto 26) (pagina 6) : Sistema di gestione delle code nel VAC che non richieda la presenza fisica dell’utente all’interno del VAC stesso (ad esempio, tramite applicazione su smartphone) per presentazione della domanda e ritiro del passaporto: cosa s’intende esattamente ?

RISPOSTA 5
Il punto 26 fa riferimento ad un sistema di gestione delle code che sia ‘user friendly’ e consenta di limitare al massimo l’attesa fisica nei locali del VAC dell’utente, attraverso il monitoraggio in diretta (ad esempio attraverso applicazione su smartphone) dello scorrimento della coda, sia in fase di presentazione della domanda che per il ritiro del passaporto. La scelta degli strumenti con cui gestire le code rientra nella proposta dell’operatore economico.

QUESITO 6
All’interno del documento “capitolato tecnico” viene specificata la richiesta inerente l’attivita’ di presa appuntamenti tramite call-center, sito web e posta elettronica, ma non anche – necessariamente – tramite una “applicazione” su smartphone ?
E’ quindi tale applicazione da ritenersi un vincolo necessario rispetto al raggiungimento del punteggio previsto al punto 26) e pari a 1,5 punti ?

RISPOSTA 6
Nel bando di gara, al punto IV.2.1 Offerta tecnica, nella sezione I) INFRASTRUTTURE si specifica che “esistenza e gratuità dell’applicazione dedicata per smartphone costituiscono requisiti obbligatori per l’offerta tecnica” (pag. 4). Con riferimento al punto 26) relativo ad un sistema di gestione delle code che non richieda la presenza fisica dell’utente all’interno del VAC stesso, viene suggerita a titolo puramente esemplificativo l’opzione di ricorrere allo strumento dell’applicazione per smartphone. Resta in capo all’operatore economico proporre una soluzione tecnica che consenta di offrire un servizio ‘user friendly’, limitando al massimo il tempo di attesa fisica dell’utente nei locali del VAC.

QUESITO 7
Al punto 11) (pagina 4) del documento di gara è effettivamente richiesta tale funzionalità: “gestione degli appuntamenti da parte dell’utente tramite applicazione – 1 punto”
Per “applicazione su smartphone” s’intende un’applicazione specifica ed a se’ stante relativa all’attività di presa appuntamento oppure una funzionalità all’interno di un’applicazione più generica e dedicata alla procedura di richiesta di visto ?

RISPOSTA 7
Nel bando di gara, al punto IV.2.1 Offerta tecnica, nella sezione I) INFRASTRUTTURE si specifica che “esistenza e gratuità dell’applicazione dedicata per smartphone costituiscono requisiti obbligatori per l’offerta tecnica” (pag. 4). Il punto 11) specifica che la funzione di gestione degli appuntamenti da parte dell’utente tramite tale applicazione sarà valutata con 1 punto.

QUESITO 8
Per “presentazione della domanda” s’intende che quest’ultima puo’ essere effettuata attraverso l’applicazione, stante la “non presenza fisica” del richiedente ?

RISPOSTA 8
Nel bando di gara, al punto IV.2.1 Offerta tecnica, nella sezione I) INFRASTRUTTURE si specifica che “esistenza e gratuità dell’applicazione dedicata per smartphone costituiscano requisiti obbligatori per l’offerta tecnica” i due punti 11) gestione degli appuntamenti tramite applicazione e 12) tracciatura gratuita dello stato della domanda tramite applicazione. Non vi è riferimento alla presentazione della domanda, che deve essere presentata fisicamente al centro VAC.

QUESITO 9
Punto 30) (pagina 6) Applicazione per la compilazione integrale via internet del formulario di domanda e degli eventuali documenti aggiuntivi da parte dell’utente – 4,5 punti
Per “applicazione” s’intende in questo caso una sezione all’interno di un sito internet dedicato in cui il richiedente visto possa scaricare un format per la compilazione della domanda ed a cui inviare il medesimo format compilato allegando copia della documentazione prevista ?

RISPOSTA 9
Il punto 30) fa riferimento alla possibilità di compilare il formulario digitando le informazioni personali direttamente online previa registrazione con credenziali.

QUESITO 10
Punto 31) (pagina 6) Verifica dell’autenticita’ della documentazione presentata dall’utente (solo su richiesta della Sede per specifica domanda e solo per la documentazione indicata dalla Sede), in massimo 30 giorni – 4 punti
S’intende che a seguito della verifica della documentazione presentata da richiedente visto da parte dell’out-sourcer e quindi all’inoltro della pratica per la finalizzazione della procedura di visto al Consolato potra’ essere richiesto successivamente la verifica “dell’autenticita’” di tale documentazione all’outsourcer, verifica che dovra’ essere effettuata nell’arco dei successive 30 giorni dalla richiesta ?

RISPOSTA 10
Con riferimento al IV.2.1 Offerta tecnica, III) SERVIZI GRATUITI AGGIUNTIVI PER TUTTE LE DOMANDE PRESENTATE Il punto 31) si riferisce a verifiche su tutte le domande presentate, nello specifico alla documentazione obbligatoria che l’utente presenta a supporto della sua domanda di visto, solo su richiesta della Sede per specifica domanda e solo per la documentazione indicata dalla Sede a valle della ricezione della pratica, da effettuarsi attraverso strumenti tracciabili e trasparenti idonei a fornire un riscontro documentato alla Sede. La scelta di tali strumenti rientra nella proposta dell’operatore economico.

QUESITO 11
Bando di Gara Sez. IV.2.1 Offerta Tecnica; V) PRECEDENTE ESPERIENZA IN MATERIA DI FORNITURA DI SERVIZI AUSILIARI AL RILASCIO DI VISTI; pag. 6 Si chiede di confermare che con la dicitura “SERVIZI AUSILIARI” si vuole intendere tutti i servizi oggetto della gara (attività connesse al rilascio dei visti).
In caso contrario si chiede di specificare, in dettaglio, a quali specifici servizi si faccia riferimento e in quale parte del Capitolato Tecnico ne sia indicata la fornitura.

RISPOSTA 11

Nel bando di gara, IV.2.1 Offerta Tecnica; al punto V) PRECEDENTE ESPERIENZA IN MATERIA DI FORNITURA DI SERVIZI AUSILIARI AL RILASCIO DI VISTI (pag. 6), per “servizi ausiliari” si intendono tutti i servizi oggetto della gara (attività connesse al rilascio dei visti).

QUESITO 12
Bando di Gara Sez. IV.2.1 Offerta Tecnica; I) INFRASTRUTTURE; 10) Call Centre; pag. 4 e 14) Sito internet; pag. 5 Si chiede di specificare quali lingue possano essere considerate “lingua veicolare locale”.

RISPOSTA 12
Con riferimento alla Tunisia, l’arabo costituisce una lingua veicolare locale.

QUESITO 13
Bando di Gara Sez. IV.2.1 Offerta Tecnica; VI) NUMERO DI PAGINE CONTENUTE NELLA BUSTA DELL’OFFERTA TECNICA SUPERIORI A 100; pag. 7 Si chiede di precisare se la copertina ed il sommario dell’Offerta Tecnica debbano essere considerati all’interno delle 100 pagine o possano essere esclusi dal conteggio.

RISPOSTA 13
Con riferimento al punto VI) 43) del bando di gara (pg. 7), si legge: “per convenzione, ogni foglio contiene due pagine e ciascuna pagina deve essere numerata in ordine progressivo”. Il totale delle pagine contenute nella busta dell’offerta tecnica, numerate in ordine progressivo, deve essere inferiore o uguale a 100 pagine pena la decurtazione di 5 punti dal punteggio totale.

QUESITO 14
Bando di Gara Sez. IV.2.1 Offerta Tecnica; I) INFRASTRUTTURE; Centri servizi (VAC); punto 5); pag. 4 Si chiede di specificare se per “VAC dedicati esclusivamente all’Italia” debbano intendersi uffici interamente dedicati o se sia sufficiente una separazione fisica dei locali dedicati all’Italia all’interno di un ufficio che svolge la stessa attività anche per altri paesi.

RISPOSTA 14
Con riferimento alla sezione IV.2.1 Offerta Tecnica; I) INFRASTRUTTURE; Centri servizi (VAC); punto 5); pag. 4, per VAC dedicati esclusivamente all’Italia si intendono uffici interamente dedicati all’Italia.

QUESITO 15
Bando di Gara Sez. IV.2.1 Offerta Tecnica; III) SERVIZI GRATUITI AGGIUNTIVI PER TUTTE LE DOMANDE PRESENTATE; 30) applicazione per la compilazione integrale via internet del formulario di domanda e degli eventuali documenti aggiuntivi da parte dell'utente; pag. 6
Si chiede di specificare quali documenti aggiuntivi debbano poter essere compilati dall’utente via internet e se si intenda la disponibilità nel sito di documenti in formato editabile, in cui l’utente dovrà poter compilare i campi di competenza o se sia previsto il download di documenti in formato pdf o jpeg.

RISPOSTA 15
Con riferimento alla sezione IV.2.1 Offerta Tecnica; III) SERVIZI GRATUITI AGGIUNTIVI PER TUTTE LE DOMANDE PRESENTATE; Il punto 30) fa riferimento alla possibilità di compilare il formulario digitando le informazioni personali direttamente online previa registrazione con credenziali.

QUESITO 16
Bando di Gara Sez. IV.2.1 Offerta Tecnica; III) SERVIZI GRATUITI AGGIUNTIVI PER TUTTE LE DOMANDE PRESENTATE; 31) verifica dell’autenticità della documentazione presentata dall'utente (solo su richiesta della Sede per specifica domanda e solo per la documentazione indicata dalla Sede), da svolgersi in massimo 30 giorni; pag. 6
Si chiede di specificare di quale tipologia di documenti si richiede di verificare l’autenticità

RISPOSTA 16
Con riferimento al IV.2.1 Offerta tecnica, III) SERVIZI GRATUITI AGGIUNTIVI PER TUTTE LE DOMANDE PRESENTATE Il punto 31) si riferisce a verifiche su tutte le domande presentate, nello specifico alla documentazione obbligatoria che l’utente presenta a supporto della sua domanda di visto, solo su richiesta della Sede per specifica domanda e solo per la documentazione indicata dalla Sede a valle della ricezione della pratica, da effettuarsi attraverso strumenti tracciabili e trasparenti idonei a fornire un riscontro documentato alla Sede. La scelta di tali strumenti rientra nella proposta dell’operatore economico.

QUESITO 17
Bando di Gara Sez. IV.2.1 Offerta Tecnica; V) PRECEDENTE ESPERIENZA IN MATERIA DI FORNITURA DI SERVIZI AUSILIARI AL RILASCIO DI VISTI; 42); pag. 7 Si chiede di confermare che un’attività connessa al rilascio dei visti verso l’Italia, svolta nell’anno precedente in un paese non appartenente all’area Schengen, non può essere considerata valida ai fini del presente requisito.

RISPOSTA 17
Con riferimento alla Sez. IV.2.1 Offerta Tecnica; V) PRECEDENTE ESPERIENZA IN MATERIA DI FORNITURA DI SERVIZI AUSILIARI AL RILASCIO DI VISTI; 42); pag. 7, un’attività connessa al rilascio dei visti verso l’Italia può essere considerata valida ai fini del conseguimento del punteggio opzionale previsto dal punto 42, a condizione che questa sia accompagnata da esperienza maturata dal concorrente nella fornitura di servizi ad almeno altri 2 Stati membri dell’area Schengen, per un totale di almeno 3 Stati Schengen.

QUESITO 18
Con la presente chiedo cortesemente una chiarifica sul punto IV.1. Requisiti di capacità economica e finanziaria:
a) Il concorrente può partecipare se in possesso di un fatturato globale nell’ultimo triennio non inferiore a 6 (sei) volte il valore annuale dell’esternalizzazione come stimato dall’amministrazione aggiudicatrice, con un importo annuale non inferiore alla metà di tale importo, e un fatturato triennale nello specifico settore del rilascio dei visti d’ingresso non inferiore a 2 (due) volte l’importo annuale stimato dall’Amministrazione e non inferiore per ogni annualità al 75% dell’importo annuale stimato. Si applicano in proposito i limiti e le circostanze previsti dai commi 4 e 5 del Dlgs 50/2016.
Leggendo questo articolo del Bando di gara vorrei sapere se una società che non ha mai svolto attività nel settore del rilascio dei visti è di fatto estromessa dal Bando stesso.

RISPOSTA 18
L’articolo IV.1. Requisiti di capacità economica e finanziaria punto a) indica le condizioni di partecipazione per i concorrenti, nello specifico i requisiti necessari di cui il concorrente deve essere in possesso per partecipare.

QUESITO 19
Vorremmo avere la vostra definizione e che cosa intendete con il servizio richiesto al punto 31:
Verifica dell’autenticità della documentazione presentata dall'utente (solo su richiesta della Sede per specifica domanda e solo per la documentazione indicata dalla Sede), da svolgersi in massimo 30 giorni: 4 punti

RISPOSTA 19
Con riferimento al IV.2.1 Offerta tecnica, III) SERVIZI GRATUITI AGGIUNTIVI PER TUTTE LE DOMANDE PRESENTATE Il punto 31) si riferisce a verifiche su tutte le domande presentate, nello specifico alla documentazione obbligatoria che l’utente presenta a supporto della sua domanda di visto, solo su richiesta della Sede per specifica domanda e solo per la documentazione indicata dalla Sede a valle della ricezione della pratica, da effettuarsi attraverso strumenti tracciabili e trasparenti idonei a fornire un riscontro documentato alla Sede. La scelta di tali strumenti rientra nella proposta dell’operatore economico.

QUESITO 20
Vorremmo avere conferma di essere esentati dal pagamento del contributo ANAC.

RISPOSTA 20
Con riferimento all’ Allegato 2 - NORME DI PARTECIPAZIONE (disciplinare) PUNTO V. DOMANDA DI AMMISSIONE; Documentazione da allegare alla domanda di ammissione, PUNTO C) (PAG. 5) SI CONFERMA CHE Ai sensi della delibera ANAC n. 1174 del 19/12/2018 che fissa per l'anno 2019 l'entità e le modalità di versamento del contributo dovuto in favore dell'Autorità in attuazione dell'art. 1, commi 65 e 67, della legge 23 dicembre 2005, n. 266, nel caso di procedure di affidamento a cui si applichi il decreto MAECI del 2 novembre 2017, n. 192, le Sedi e gli operatori economici sono esentati, dietro richiesta, dal versamento all’ANAC.

QUESITO 21

NORME DI PARTECIPAZIONE (DISCIPLINARE)II) SOGGETTI CONCORRENTI; pag. 1 Si chiede di confermare che una società inscritta nel registro delle imprese della Tunisia precedentemente alla pubblicazione del bando di gara può eseguire il contratto in caso di aggiudicazione.

RISPOSTA 21

Con riferimento all’ALLEGATO 2 - NORME DI PARTECIPAZIONE (DISCIPLINARE), capo II) SOGGETTI CONCORRENTI (pag. 1) si specifica per tutti i concorrenti che ‘Il soggetto Aggiudicatario si impegna all’iscrizione nel registro delle imprese dello Stato, o alla costituzione di una società di diritto locale, ove ha sede l’Ufficio entro 90 (novanta) giorni dalla stipula del contratto, pena la risoluzione dello stesso ex art. 1456 del c.c. italiano.’, si fa dunque un riferimento al tempo limite di 90 giorni nei casi in cui l’Aggiudicatario non si sia già conformato a tali adempimenti.

QUESITO 22

Potrebbe cortesemente confermare a chi occorre presentare richiesta per l'esenzione degli operatori economici dal pagamento del contributo ANAC? All'Ambasciata o all'ANAC?

RISPOSTA 22

Si conferma che ai sensi della Delibera ANAC numero 1174 del 19 dicembre 2018, DI Attuazione dell’art. 1, commi 65 e 67, della legge 23 dicembre 2005, n. 266, per l’anno 2019 ( pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 55 del 6 marzo 2019 ), articolo 1, commi 2.b) e comma 3, questa Stazione Appaltante ha richiesto all’ANAC l’esonero dal contributo per gli operatori economici partecipanti.

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