Il servizio notarile è dovuto ai cittadini italiani che si trovino all'estero in via permanente o temporanea.
L’Ufficio Notarile della Cancelleria Consolare è deputato a ricevere gli atti tra vivi e quelli di ultima volontà, a curare il loro deposito ed a rilasciarne copie ed estratti.
I servizi notarili più frequentemente richiesti ad un Ufficio consolare sono:
1. Procure
2. Testamento Pubblico
3. Atti Pubblici
4. Attività di Autenticazione
NB. E' necessario prendere appuntamento.
1. PROCURE
La procura è un atto con il quale si dà la facoltà ad un’altra persona di agire in propria vece e rappresentanza ed a compiere gli atti necessari per raggiungere un determinato scopo (es. vendere, acquistare, amministrare, fare donazione, accettare donazione, costituire o sciogliere società, richiedere pubblicazioni di matrimonio, ecc.).
Le procure si dividono in due categorie:
- procure generali: con questi atti l'interessato affida al rappresentante la gestione di tutti i suoi affari, sia presenti sia futuri. La procura generale è rilasciata a tempo indeterminato;
- procure speciali: con questi atti l'interessato affida al rappresentante la gestione di una parte dei suoi affari. La procura speciale cessa di avere efficacia nel momento in cui l’incarico particolare per il quale è stata rilasciata si conclude.
2. TESTAMENTO PUBBLICO
Tra le attività proprie dell'Ufficio consolare rientra la redazione di alcuni atti concernenti le dichiarazioni di ultima volontà di soggetti che si trovano all'estero.
Il testamento pubblico è la dichiarazione di volontà del testatore resa ad un funzionario delegato alle funzioni notarili in presenza di due testimoni e redatta in forma scritta.
Nel testamento segreto, invece, le funzioni dell’Ufficio notarile si limitano al ricevimento formale dell'atto (il cui contenuto rimane segreto) ed al suo deposito nell'Ufficio.
Il testamento olografo, infine, non necessita della stesura da parte di un funzionario dell'Ufficio notarile e può essere depositato in ogni luogo e presso chiunque. Solitamente esso viene depositato presso l'Ufficio notarile al fine di evitare la possibilità di un suo smarrimento e per assicurarne l'immediata pubblicazione alla morte del testatore.
3. ATTI PUBBLICI
Si tratta di una tipologia di atti giuridici (come ad esempio l'atto di donazione) per i quali la legge prevede la forma dell'atto pubblico.
4. ATTIVITÀ DI AUTENTICAZIONE
L'attività di autenticazione è normalmente svolta da un pubblico funzionario della Cancelleria Consolare, ma può anche essere svolta da un funzionario delegato alle funzioni notarili. Trattasi in particolare di:
- Autentica di firma: consiste nell'attestazione da parte del pubblico funzionario della provenienza di un atto da parte del soggetto che lo ha firmato. Per procedere all'autenticazione della firma, è necessario presentarsi personalmente presso l’Ufficio Notarile con un documento di riconoscimento ed il proprio codice fiscale;
- Autentica di fotografia: a tal fine è necessario presentarsi personalmente presso l’Ufficio Notarile con un documento di riconoscimento e tre fotografie uguali.
L’AUTOCERTIFICAZIONE
Per "autocertificazione" si intende "la certificazione prodotta dall’interessato in sostituzione della normale certificazione" (art.2, legge 15/1968). Essa rappresenta cioè la possibilità per il cittadino di fornire le stesse notizie presenti in un registro pubblico in modo più semplice e con meno oneri.
La possibilità di avvalersi dell’autocertificazione è concessa a tutti i cittadini italiani e dei Paesi europei.
La facoltà di avvalersi di dichiarazioni sostitutive è stata estesa anche ai cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia limitatamente ai dati verificabili o certificabili in Italia da soggetti pubblici.
La dichiarazione sostitutiva delle normali certificazioni si può fare scrivendo su carta semplice e firmando sotto la propria ed esclusiva responsabilità (non è necessario firmare davanti all’impiegato) o compilando dichiarazioni sostitutive.
Inoltre, è possibile trasmettere documenti, atti e certificati per fax, per posta o mezzo telematico e informatico alle Amministrazioni Pubbliche.
Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità degli atti che sostituiscono.
Normalmente i certificati hanno validità per sei mesi dalla data in cui sono stati rilasciati, salvo che norme di legge o regolamentari non dispongano una validità superiore. La validità delle certificazioni anagrafiche e quelle relative allo stato civile è prolungabile se l’interessato dichiara che i dati contenuti nel certificato non hanno subito modifiche e sottoscrive tale dichiarazione.
Hanno validità illimitata, invece, i certificati e le dichiarazioni sostitutive che attestano stati e fatti personali che non sono soggetti a modificazioni (certificati di nascita, di morte, titoli di studio, ecc.).
Nel caso in cui si debbano certificare i dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, la Pubblica Amministrazione non può più chiedere certificazioni ma è sufficiente l’esibizione di un documento di riconoscimento.
La registrazione dei dati avviene attraverso la fotocopia non autenticata del documento stesso.
Se il documento non è più valido, l’interessato deve dichiarare, in margine alla fotocopia, che i dati contenuti nel documento non sono variati dalla data del rilascio.
